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衡水学院系部教学秘书工作试行条例


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院政发〔2006〕7号

第一章 总 则

第一条为了进一步加强教学管理队伍建设,规范教学秘书的选拔,明确教学秘书的职责范围,增强教学秘书的工作责任感,特制定本条例。

第二条为保证教学工作的顺利开展,加强教务管理工作,使教学教务各环节的具体工作得到落实,各系部应成立教务办公室,副主任可兼任教务办公室主任,设立兼职(或专职)教学秘书1名,全日制在校生数超过1000人的系部,根据实际情况,可再设1名教务员协助教学秘书工作。在符合任职条件的前提下,教学秘书应保持相对稳定,原则上三年不做变动。

第三条系部教学秘书行政上受所在系部领导、业务上接受教务处和系部的双重领导。

第四条教学工作是全院的中心工作,各部门都要关心和支持教学秘书开展工作,各系部辅导员要配合教学秘书做好教学管理的事务性工作。

第五条教学秘书是各系部教务办公室主要办事人员;是各种教学管理信息上传下达的桥梁;是联系学院、教务处及各系部的纽带;是系部常规教学教务管理的重要岗位。

第六条学院教务处和有关职能部门应负责教学秘书业务培训工作,不断提高教学秘书的思想素质和业务水平。

第二章 教学秘书的任职条件

第七条教学秘书任职的基本条件

1、热爱本职工作,有两年以上的教学经历,了解教育教学基本理论和教学规律,熟悉教学管理规章制度,敬业爱岗,办事认真,责任心强,主动性高。

2、熟练使用计算机进行文字和表格操作,熟悉数据库操作,具备在网络上完成教学管理相关工作的能力。

3、一般应具有大学本科及以上学历或具有中级以上专业技术职称,身体健康。

第八条教学秘书的聘任,由系部根据教学秘书任职条件公开选聘,报教务处、人事处、组织部备案。

第三章 教学秘书的工作范围与职责

第九条日常教务管理工作

1、负责本系部学生选课的登记、汇总,并及时将选课结果报教务处。

2、协助教务处编制并公布下一学期的课程表。负责向任课教师提供下一学期授课班级的学生名单,通知教师上课时间和地点。

3、负责办理学生补考手续并按教务处要求协助教务办公室组织相关学生进行补考;

4、按教务处规定为教师办理停课、调课、补课手续。

5、在系部主管领导的主持下,负责所在系部教学检查资料的汇总、上报。

6、负责系部教学文件的收发、保管、归档,做到登记清楚、查用方便、完整完全。

7、协助教务处组织填写教学教务管理所必须的表格,核对数据,为教务管理信息系统数据库建设提供基础资料。

第十条教材管理工作

1、经系部主任研究决定后,及时准确填报预订教材的清单交教务处;协助教务处审查预订教材情况。

2、及时通知各班级学生领取教材。

3、协助教师领取教学用书。

第十一条考务与成绩管理工作

1、按照学院考试工作管理的有关规定,协助系部主管领导组织落实本教学单位的考务工作,并将考试安排通知有关的师生。

2、做好考前的准备工作,并在系部主任和教务处指导下监制、保存、发放试卷(含草稿纸)。

3、审查学生考试资格,经系部主任同意后,办理缓考手续。

4、及时收集和整理学生各科考试成绩,做好向学院教务管理系统中录入成绩的工作,打印毕业生成绩表。负责办理学生考试的成绩查询,协助教务处办理有关手续。

5、负责向教师催收本单位学生考试、考核成绩原始报表,包括试卷、记分册、答案要点及评分标准、成绩分析表。

6、教学秘书不得受理教师个人更改已上报成绩的要求,教学秘书只有在收到授课(阅卷)教师签字、系部教学主管领导同意核准后方能更改已上报成绩。

7、协助教务处做好大学英语四、六级考试、英语A、B级考试、学生普通话测试以及计算机水平考试的报名、资格审查等工作;做好学生考研、“专接本”考试的统计及相关工作。

第十二条教学建设与教学质量管理工作

1、协助系部主任做好实习以及毕业论文(设计)的开题、答辩、评审等工作。

2、协助系部领导制定和检查落实本单位的各项教学管理规章。

3、开展调查研究,征求对任课教师的意见,了解师生教学情况,及时向系部领导和教务处反馈教学信息。

4、协助教务处开展教学质量评估工作。

第十三条负责或协助编制应届毕业生毕业资格、学位资格审查的名册,并审核、上报和存档。

第十四条教学档案管理工作

1、收集各种教学信息,管理好各专业教学计划、教学大纲、教案、教学工作总结、教学进度表、教师任课表、教学质量调查表等教学文件。

2、各班级排课、考试、学籍变动等的建档、归档和保存。

3、负责将学生的成绩表、实习鉴定表等档案材料的收集、整理和归档工作,做好毕业论文创作(设计)相关资料的收集、归档工作。

4、在系部主任指导下,组织教师填报个人教学档案,协助建立和完善教师个人档案数据库,按照规范化的要求建立健全本单位的教学业务档案。

5、收集保存系部教学研究和教改项目资料,整理保存系部有关教学、教改方面的会议、活动记录,收集保存教学日志。

第十五条负责及时核对、统计、汇总本系部教师(含外聘教师)的工作量。

第十六条协助分管科研工作的系部领导,搞好本系部科研的日常管理工作。

第十七条对教务处布置的工作,教学秘书及时向系部领导汇报;认真完成系部领导交办的其它工作;积极支持、参与教务处交办的应急工作。

第四章 教学秘书的管理、考核与待遇

第十八条教学秘书和教务员实行坐班制。

第十九条建立教学秘书业务考核制度。教学秘书的业务考核工作每学年进行一次,由教务处组织相关人员,根据教学秘书工作范围与职责,按照优秀、良好、合格、不合格四个档次进行考核(优秀30%,良好30%),考核结果教务处存档。

考核优秀者,学院授予“优秀教学秘书”称号,颁发证书,并颁发奖金1000元;考核良好者,颁发奖金800元;考核合格者,颁发奖金600元;考核不合格者,学院不再聘用。

第二十条教学秘书的岗位津贴由所在系部参照本系部科级岗位津贴标准发放,教务员岗位津贴按教学秘书的岗位津贴的二分之一发放。另外,兼职教学秘书兼课,原则上不超过4课时/周,特殊情况由本系部研究确定。

第二十一条教学秘书是学院选拔领导干部的主要对象之一,符合后备干部标准的,可列入后备干部人选。

第五章 附 则

第二十二条本条例自颁布之日起施行,由教务处负责解释。

2006年3月20日

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