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衡水学院教学档案管理规定


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第一条 为了加强我校教学档案工作,提高教学档案管理水平,充分发挥教学档案的作用,以适应教学与科研工作需要,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,制定本规定。

第二条 教学档案是在教学活动中自然形成的,具有保存价值的真实历史记录材料,主要包括教学管理、教学实践活动中形成的各种文字、图表、声像等材料。

第三条 教学档案是高校档案的重要组成部分,它真实地记载着教学工作的内容、方法、途径和效果,是衡量一个高校教学水平的重要指标,是指导教学、促进教学、发展教育事业的依据,同时也是日后查考争辩研究和处理问题的原始证据。因此,必须实行集中统一管理,确保其完整、系统和安全,以利于开发利用。

第四条 教学文件材料的归档范围,按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)执行。

第五条 为确保教学档案的齐全完整,各业务部门和个人不得私自保存应归档的教学文件材料,任何人不得因工作调动而私自带走或任意销毁应归档的教学文件材料。

第六条 归档的要求和时间。

教学文件材料的归档要遵循其形成规律和特点。要保持文件之间的有机联系,区别不同价值(永久;长期:16—50年;短期:10-15年),便于保管和利用。具体应做到:

(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(二)在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷。

(三)不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,应放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;如有口头答复的应及时注明答复的情况和经办人的姓名、时间;学生成绩登记表,放在毕业当年立卷。

(四)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前、请示在后;正件在前,附件在后;印件在前、定稿在后。

第七条 卷类文件材料应按排列顺序,依次在每份材料正面的右上角,背面的左上角编写页码。归档材料的拟写一律用纲笔或毛笔,墨水用蓝黑或碳素墨水。

第八条 归档时间,每年6月底以前将上年度的案卷材料交档案室归档,双方填写文件目录一式两份,签字并办理交接手续。

第九条 档案工作人员要本着管理好和提高利用率的原则进行整理、编目和统计,编制出检索工具和参考资料,以便于查找。

第十条 档案室要有防盗、防火、防鼠、防虫、防潮、防尘、防高温等设施。要定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案及时修补、复制或作其他技术处理。

第十一条 未经学校授权,任何组织或者个人无权公布学校档案。

属于下列情况之一者,不能对外公布:

  • 涉及国家秘密的;

  • 涉及专利或者技术秘密的;

  • 涉及个人隐私的;

  • 档案形成单位规定限制利用的。

第十二条 借阅档案必须严格借阅制度,履行借阅手续,要求借阅者爱护档案,不得拆散、抽取、涂改、损坏和转借档案,对丢失、泄密者要追究责任。

第十三条 本规定自发布之日起施行。

2012年8月18日

附件:衡水学院教学档案范围、目录及保管期限表

衡水学院教学档案范围、目录及保管期限表

序号

形成档案材料名称

保管期限

责任单位

1

上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件:教育改革、专业和课程设置、招生、毕业生分配等方面的计划、指示、规定、办法等;

长期

教务处

各二级学院

2

综合性教学文件材料:学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例,教学工作的各种统计表等;

长期或

短期

教务处

各二级学院

3

招生工作的材料:招生计划、简章、专业介绍、新生名册,代培计划、合同,招生工作总结等;

永久

招生就业处

4

学籍管理材料:新生登记表,学生学籍卡片及成绩册,在校学生名册,学生学籍变更(休学、转学、转专业、复学、退学、开除)以及插班、旁听等有关材料;

长期

教务处

各二级学院

5

学生奖惩材料;

长期

各二级学院

教务处

6

培养方案、开课计划、教学大纲,教学改革方案、总结、教师工作量汇总;

永久

教务处

各二级学院

7

教材方面的材料:自编、主编教材的正本,各二级学院各专业教材征订与发放目录;

长期

教务处

各二级学院

8

实践教学、专业学习方面的材料:实践教学、生产实习的计划、大纲、总结,实习(验)指导书、实习讲义、实习(验)结果鉴定,有代表性的实习(验)报告或调查报告等;

长期

各二级学院

教务处

9

课堂教学材料:课程安排表,课程进度表,教师任课安排,典型讲义、教案,各课程的考试题,学生试卷;

长期

各二级学院

10

优秀的典型毕业论文、毕业设计、专业作品及评审意见;

长期

各二级学院

教务处

11

学位获得者的名册及有关审批文件,毕业证书存根;

永久

教务处

各二级学院

12

学生参加各种级别考试和竞赛结果,考研情况汇总;

长期

各二级学院

教务处 学工处

13

毕业生就业材料:毕业生就业方案、报告、总结、就业名单、供需见面的计划、合同;

永久

招生就业处

14

毕业生质量调查材料:学校对毕业生质量调查的计划、总结、调查表,使用单位对毕业生质量的评审意见等,校友的典型材料;

长期

招生就业处

各二级学院

15

师资培训的计划、考核和总结;

永久

人事处

16

教研室的教学总结,教师教学经验总结、教师评优材料,教学情况检查与通报材料;

长期

各二级学院

17

教学仪器设备的技术档案,技术资料,财产登记,报损、报废文件、贵重设备的检修,维护记录等。

永久

总务处

各二级学院

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