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衡水学院二级学院教学档案管理办法


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教学档案是高等学校档案的主体、核心和重点。教学档案的建档质量是衡量高等院校教学管理水平和教育质量的重要依据之一。为加强教学档案工作,提高教学档案的质量和管理水平,逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化,充分发挥二级学院教学档案在学校教育管理、教学研究等各项工作中的作用,根据《衡水学院教学档案管理规定》,特制定本办法。

一、教学档案的确定

(一)凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

(二)归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(三)归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统、规范。

(四)归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的规律,形成完整体系。

二、教学档案的管理

(一)教学档案实行学校、二级学院(部)两级管理。凡是在教学工作中形成的、对学校工作有永久或长期保存价值的教学档案,一律移交校档案室保存(一级教学档案管理);凡是各二级学院在教学工作中形成的、仅对本院工作有保存价值或不需长久保存的教学档案,由各二级学院负责收集、整理、保存并提供利用(二级教学档案管理)。

(二)二级学院院长为各二级学院教学档案建设的第一责任人;分管教学工作的副院长负责本院教学档案的组建与管理;教学秘书具体负责本单位教学文件材料的形成、积累、归档与查阅,确保教学档案的完整、准确、系统和安全。

(三)教学档案工作是教学管理的重要组成部分,教学工作与教学档案建设工作应同步进行,在布置、检查、总结、评估教学工作的同时,做好教学档案的收集、整理、归档、评估工作。

(四)各二级学院应建立教学档案查阅制度,充分发挥教学档案的作用。

(五)教学档案管理,应充分使用现代化管理手段。

(六)各二级学院教学秘书工作变动时,应及时做好教学档案的交接工作。

三、教学档案的归档

(一)教学文件材料一般归档一份,重要的一级管理教学文件材料,各二级学院可根据实际情况保留两份,一份由校档案室保存,一份由各二级学院自存,以便日后查找。

(二)归档的教学文件材料必须格式统一,行文规范,字迹工整,手续完备,制作和书写材料要利于长期保存。

(三)二级学院教学档案一般不需装订成册,只需以教学文件为单位组成有序的体系,包括分类、排列、编目等,然后采用盒装的方法进行管理,以便于文件随时存取。

(四)根据教学文件的形成规律,原则上相同内容的文件组成一盒。同一内容的文件材料较多时,可分别组成若干盒,也可以根据材料的内在联系,对问题单一、材料较少的文件合成一盒。

(五)归档的教学文字材料须用A4纸制作;对非标准规格的归档材料(如试卷)应专柜保管,但须与其他教学文档统一编号。

(六)教学档案按三级进行分类编目。一级类目为基本框架,按学校统一规定执行。根据学科、专业及各教学单位特点,二级、三级类目可增加或作适当调整(所附目录中二级、三级类目均设“其他”)。

(七)二级学院教学档案编号为7位,采用四层次隶属编号方法。第一层为一级类目标识,用三个简称字母表示;第二层、第三层分别为二级、三级类目代号,分别用两位阿拉伯数字标识;第四层为盒号。

例:JXS 01 01 1---N

盒号流水号

三级类目流水号

二级类目流水号

一级类目流水号

(八)属专项档案的文件,已归入其他类档案的,应在相关的盒内注明档案参见号或复制相应材料后分别存放。

(九)凡打印的纸质教学文件,需留存与之内容相同的电子文件,以便长久保存和利用。

四、教学档案管理的评估

教务处负责制定二级学院教学档案管理评估指标体系,并定期进行评估。评估结果作为二级学院教学管理评价的内容之一。

五、本规定自发布之日起施行,由教务处负责解释。

2013年8月7日

附件:衡水学院二级学院教学档案范围、目录及保管期限表

衡水学院二级学院教学档案范围、目录及保管期限表

序号

形成档案材料名称

保管期限

责任单位

1

上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件:教育改革、专业和课程设置、招生、毕业生分配等方面的计划、指示、规定、办法等;

长期

各二级学院

2

综合性教学文件材料:学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例,教学工作的各种统计表等;

长期或

短期

各二级学院

3

学籍管理材料:新生登记表,学生学籍卡片及成绩册,在校学生名册,学生学籍变更(休学、转学、转专业、复学、退学、开除)以及插班、旁听等有关材料;

长期

各二级学院

4

学生奖惩材料;

长期

各二级学院

5

学科专业建设规划、培养方案、开课计划、教学大纲,教学改革方案、总结、教师工作量汇总;

永久

各二级学院

6

教材方面的材料:自编、主编教材的正本,各院系各专业教材征订与发放目录;

长期

各二级学院

7

实践教学、专业学习方面的材料:实践教学、生产实习的计划、大纲、总结,实习(验)指导书、实习讲义、实习(验)结果鉴定,有代表性的实习(验)报告或调查报告等;

长期

各二级学院

8

课堂教学材料:课程安排表,课程进度表,教师任课安排,典型讲义、教案,各课程的考试题,学生试卷;

长期或短期

各二级学院

9

优秀的典型毕业论文、毕业设计、专业作品及评审意见;

长期

各二级学院

10

学位获得者的名册及有关审批文件,毕业证书存根;

永久

各二级学院

11

学生参加各种级别考试和竞赛结果,考研情况汇总;

长期

各二级学院

12

毕业生质量调查材料:学校对毕业生质量调查的计划、总结、调查表,使用单位对毕业生质量的评审意见等,校友的典型材料;

长期

各二级学院

13

教研室的工作总结,教师教学经验总结、教师评优材料,教学情况检查与通报材料。

长期

各二级学院

14

教学仪器设备的技术档案,技术资料,财产登记,报损、报废文件、贵重设备的检修,维护记录等。

永久

各二级学院

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